Mail Merge
Ada yang
menyebutnya sebagai surat gabung atau surat massal
Surat gabung : Karena mengguakan 2 sistem aplikasi sehingga aplikasi utama
dapat mengambil data dari aplikasi sekunder .
Surat massal : karena biasanya mail merge ini digunakanuntuk menirimkan surat
atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan tamplete yang sama namun berbeda
informasi.
Langkah Mail Merge:
1) Siapkan surat pengantar dan lampirannya
di microsoft word
2) Siapkan database yang akan dimasukkan
ke surat di Microsoft excel
3) Gabungkan surat dengan database yang
ada di Microsoft excel, caranya:
1. Klik menu Mailing List.
2. Klik start Mail Merge.
3. Klik Letters.
4. Lalu, klik Select Recipents, lalu
ada 3 pilihan:
a. Type New List : masuk ke pengetikan,
mengetik secara manual.
b. Choose from Outlook Contacts : Mengambil data yang ada di kontak Outlook.
c. Use an Exciting list : kita menggunakan ini karena
sudah mempunyai database.
5. Ambil filenya (database yang sudah
ada di Microsoft Excel).
6. Pilih Microsoft Exel Sheet 1.
7. Klik oke.
4) Setelah menunya sudah semuanya aktif,
kita menyesuaikan penempatan yang akan kita gabungkan, caranya:
1. Klik insert Merge Field
2. Pilih sesuai field nya (missal:
field Nama:… block kolom yg diisi dan pilih nama)
5) Kemudian lihat apakah surat sudah
tergabung dengan databasenya caranya:
1. Lihat menu diatas
2. Klik prevew result, maka akan
terlihat hasilnya
3. Tombol navigasi untuk melihat data data
atau record yang ada di database yang ada pada Microsoft Exel.
6) Untuk mengakhiri, klik Finish &
Merge lalu pilih sesuai kebutuhan.
Comments
Post a Comment